Administratie

Opvolging: :

Vanuit Stad en OCMW Gent zetten we vanuit verschillende diensten (Lokaal Sociaal Beleid, Werk &Activering, Publiekszaken, LDC’s) samen met de E-inclusiewerking van de Stad Gent en D09 actief in op het digitaal versterken en ondersteunen van digitaal kwetsbare Gentenaars. Een greep uit de vele acties:

• Digipunten
• Digicoaching in de welijnsbureaus, U-Connect en LDC’s
• Digitale uitleendienst
• Inzamelactie digiatel toestellen
• Digitale inclusie op school
• Digilessen voor ouders
• Digitaal werkt
• DigicafesDigitaal inclusieve wijken
• Digihulp in het stadskkantoor
• actie digitale aansluiting maatschappelijke kwetsbare ouders inloopteam Nieuw Gent ism LIGO 
• Digitale oefenkansen integreren in de hulpverlening
• ....

 

Voor een overzicht en detail zie hier

Vanaf 2024 wensen we extra in te zetten op:  De wijk/wijkpartners en het verbinden van diverse acties om zo een duurzamere verankering op maat van de wijk te bekomen. Samen de noden vaststellen, oplossingen zoeken en uitvoeren is hierbij het sleutelwoord.

Opvolging: :

Eerste stap in de opvolging:

- afstemming met verschillende stadsdiensten welke stappen al ondernomen zijn rond bovenlokale signalering rond de zorgtoeslag.

Opvolging: :

Federaal initiatief staatssecretaris De Moor :  de ministerraad keurt op voorstel van staatssecretaris voor Asiel en Migratie Nicole de Moor een voorontwerp van wet en een ontwerp van koninklijk besluit goed die de administratieve procedures gelinkt aan de toegang tot de gezondheidszorg voor verzoekers om internationale bescherming vereenvoudigen.

Het doel is om de consultatie-, facturatie-, prijsstellings- en terugbetalingsprocessen voor zorgverleners te digitaliseren. Hiervoor heeft Fedasil een samenwerkingsovereenkomst ondertekend met de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV) om een deel van haar bevoegdheden, en in opdracht van Fedasil aan deze laatste te delegeren.

Hierdoor kunnen de zorgverstrekkers via de elektronische raadpleging van de rechten van de verzoekers om internationale bescherming gekoppeld aan een betalingsverplichting efficiënter zorg toedienen, en eenvoudig elektronische facturen opmaken en verzenden naar één contactpunt, namelijk de HZIV.

Er is een regelgevend kader vastgelegd voor de samenwerking tussen Fedasil en de HZIV. Dit omvat een wet tot wijziging van de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën vreemdelingen, en een ontwerp van koninklijk besluit betreffende de controle en de betaling van medische en farmaceutische kosten in het kader van artikel 26bis van de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën vreemdelingen.

De inwerkingtreding van deze gewijzigde wettekst en koninklijk besluit is een voorwaarde voor de uitvoering van het project, met name voor de beraadslagingen van het Informatiebeveiligingscomité. 

Het voorontwerp van wet wordt ter advies voorgelegd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State.

Het ontwerp van koninklijk besluit wordt ter advies voorgelegd aan de Raad van State.

Opvolging: :

Stad Gent heeft een meldpunt voor moeilijke brieven, formulieren en procedures: meer info en formulier

Opvolging: :

REACTIE SEP-2023

POSITIONERING

Het Beleid bepaalt voor welke diensten, ingebruikname en overtredingen een vergoeding gevraagd of opgelegd wordt. Daarbij dient men te onderscheiden:

• Facturen: ingevolge een geleverde prestatie zoals bvb. kinderopvang
• Retributies: betaling voor een verleende dienst die vrijwillig gekozen werd zoals bvb. vuilophalen of parkeren op de openbare weg/in een parkeergarage
• Boetes: een administratieve sanctie in de vorm een te betalen geldboete naar aanleiding van een overtreding zoals bvb. het doorrijden van het autovrijgebied of de Lage Emissiezone
• Fiscale vorderingen: ingevolge gemeentebelasting opgelegd zoals bvb. inname openbaar domein
• Administratieve kosten (volgens reglement van toepassing) worden in rekening gebracht wanneer de vordering meermaals (gratis) in herinnering werd gebracht en onbetaald bleef zonder enig reactie of kennisgeving vanwege de schuldenaar.

Het Bestuur (“de overheidsdiensten”) dient het beleid ten uitvoer te brengen en doen dit via reglementen, kennisgevingen, toekennen van vergunningen, mogelijkheid tot registratie en andere kanalen ter beschikking en het best toepasbaar op het doelpubliek of de klantenbasis.

 

PRINCIPES

1° Er wordt gewerkt volgens een klantgerichte, steeds informerende, benadering (niet limitatief voor alle diensten):

• Vooraf: de burger, klant, entiteit of persoon wordt geïnformeerd en kan zichzelf informeren via verschillende kanalen en/of bij de betrokken diensten omtrent de van toepassing zijnde reglementen en de genomen beleidsbeslissingen  betreffende een gewenste prestatie, een gereglementeerd gedrag of een specifieke zone van het grondgebied van de stad. Vaak zijn de regels en de afspraken zichtbaar in het straatbeeld (ref. verkeersborden), worden ze vermeld in periodieke publicaties, zijn ze aanwezig op de website van de stad en meer en meer zijn ze ook beschikbaar via sociale media.
• Op het moment van dienstverlening, prestatie, vaststelling of overtreding wordt er administratief nota gemaakt zoals een aanwezigheid bij de kinderopvang, een vaststelling van sluikstorting of het gebruik van de openbare weg. In geval van een prestatie-levering (bvb. opvang in kinderdagverblijf) is er vaak contact met een medewerker van de betrokken dienst aan wie steeds een vraag kan worden gesteld.
• Via een uitnodiging tot betaling: de factuur voor kinderopvang, het aanslagbiljet m.b.t. een gemeentebelasting, de parkeerbon, de (GAS/LEZ)boetebrief enz. geven zichtbare aanwijzingen naar de betrokken dienst waar informatie kan worden bekomen over de reden, bron, oorzaak van de gevraagde betaling.
• Via een eerste gratis herinnering (soms meerdere) omtrent het nog openstaande bedrag, gericht aan het door de schuldenaar opgegeven adres of via het verkozen communicatiekanaal.
• Via aanmaning (aangetekend schrijven), al dan niet verhoogd met administratieve kosten, alvorens over te gaan tot invordering.
• Vooraf aan de invordering, welke gebeurt via een dwangbevel opgemaakt en overgemaakt door de Fin-Directeur van Stad & OCMW aan de gerechtsdeurwaarder, zendt de aangesproken gerechtsdeurwaarder een eenvoudig schrijven aan de schuldenaar met daarin de melding dat hij een opdracht tot invordering van een bepaald gedetailleerd bedrag heeft gekregen,  alvorens zich persoonlijk te melden op het officieel adres teneinde de solvabiliteit van de schuldenaar te kunnen inschatten.

2° Principe van gelijke behandeling van onze klanten (burgers/ondernemingen) ligt aan de grondslag van het facturatieproces en het debiteurenbeheer.

Niettemin … op het moment van de aanvraag of het leveren van de prestatie door Stad/OCMW hebben bepaalde diensten - voornamelijk waar er persoonlijk contact is met de burger/cliënt – de gelegenheid om, met het oog op de aanrekening van een correcte – eventueel sociaal bijgestelde -prijs, te peilen naar de financiële draagkracht van de burger/cliënt en daarbij  informatie te verschaffen of voorstellen te formuleren betreffende mogelijke (sociale) tussenkomsten, gunstiger tarieven enz. Waar mogelijk zetten de stadsdiensten ook in op het automatisch toekennen van recht op sociale kortingen.

Desondanks … zijn er op elk moment van het debiteurenbeheer (van uitnodiging tot betaling ingevolge prestatie/dienst of ingevolge een vaststelling van een inbreuk tot aan de gedwongen invordering) mogelijkheden om als schuldenaar in gesprek te gaan met de betrokken dienst betreffende de gevraagde betaling. Verschillende betalingsmodaliteiten zijn bespreekbaar en mogelijk, zoals tijdelijk betalingsuitstel,  spreiding van (af)betalingen in de tijd, enz.

Bovenop .. zullen voormelde betaalfaciliteiten steeds aangeboden worden, of tot de mogelijkheden behoren, in fase van de invordering door een externe partner, zijnde gerechtsdeurwaarder (voor Belgische debiteuren) of incassobureau (voor buitenlandse debiteuren).

3° Administratieve kosten en/of boetes

Gebaseerd op de toepasselijke reglementen, goedgekeurd door de bevoegde beleidsinstanties, dienen in de fase van debiteurenbeheer vanaf er een nood is aan het verzenden van een aangetekende aanmaning  omdat de betaling van een geleverde dienst/prestatie achterwege blijft administratieve kosten bovenop het initieel te betalen bedrag worden toegepast. Dit dient enkel te gebeuren als het te betalen bedrag open blijft staan en de dienst zonder signaal, antwoord of andere vorm van contact vanwege de schuldenaar is. Administratieve kosten vinden hun oorsprong in “de noodzaak van meermaals ter hand nemen van het betrokken dossier”.

(Administratieve geld-)boetes worden opgelegd omwille van “het niet naleven van de toepasselijke, en verondersteld overeengekomen, afspraken of omwille van ”het begaan van een overtreding of inbreuk op gevestigde, geduide en te kennen reglementen”. M.a.w. als sanctie ten gevolge van een ongepast (rij- of ander) gedrag. Boetes zijn een onderdeel van een handhavingsbeleid dat het organiseren van een leefbare stadsomgeving ondersteund.

 

4° Inzet van externe invorderingspartner

Eénmaal de openstaande schuld in het proces van invordering via een dwangbevel en de tussenkomst van een externe invorderingspartner (een gerechtsdeurwaarder) komt, zijn de tarieven voor de vergoeding van de tussenkomst van de gerechtsdeurwaarder wettelijk vastgelegd en gekoppeld aan de grootte van het openstaande bedrag.

Voor detail zie (K.B. 30.11.1976) : https://www.gerechtsdeurwaarders.be/sites/default/files/inline-files/burgerlijk%20tarief%202023.pdf

 

DATA PROTECTION / PRIVACY

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG - ook bekend onder de Engelse afkorting GDPR) versterkt de grondrechten van de burgers in het digitale tijdperk. De Belgische Privacywet ter bescherming van persoonsgegevens, voluit de Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, moet de burger beschermen tegen misbruik van zijn persoonlijke gegevens.

Met uitzondering van enkele OCMW-diensten - welke een wettelijk verbod hebben dit te delen - hadden de diensten van Stad en OCMW geen inzage in de financiële draagkracht, solvabiliteit, inkomen of persoonsgegevens van hun klanten of de burger.

In het kader van het project éénheid van schuld deed de stad Gent begin 2023 de nodige inspanningen om in het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 177) een wettelijke basis te laten opnemen om rekening houdend met o.m. de doelstelling van bestrijding en voorkoming van armoede en overeenkomstig het lokaal beleid te kunnen komen tot de verwerking van personengegevens op basis waarvan er proactief kan bepaald worden wie financieel kwetsbaar is.

 

INSCHAKELEN VAN EEN GERECHTSDEURWAARDER

Op het einde van het interne inningsproces kan door de  financieel directeur besloten worden wat met de openstaande bedragen, zijnde belastingen, (administratieve)boetes en retributies en de bijkomende administratieve kosten dient te gebeuren.

Eén mogelijkheid is overgaan tot invordering via een externe invorderingspartner. Een opdracht die door de financieel directeur via een overheidsopdracht kan uitbesteed worden aan een gerechtsdeurwaarder.

Op basis van het door de stad met de gerechtsdeurwaarder afgesproken plan van aanpak zal hij meerdere pogingen ondernemen om de betrokkene persoonlijk te bereiken teneinde er (af)betalingen mee af te spreken of om betrokkene te informeren en door te verwijzen naar schuldhulpverleningsinstanties (OCMW, CAW, …). Tijdens de opstart van het dossier onderzoekt de gerechtsdeurwaarder meerdere zaken om tot een geactualiseerde inschatting van de solvabiliteit van de debiteur te komen.

Wanneer geen contact mogelijk blijkt, en bij het uitblijven van een reactie van de debiteur, zal de gerechtsdeurwaarder, gehouden aan de principes van sociaal invorderingsbeleid overeengekomen met Stad & OCMW, de schuldenaar bezoeken op zijn domicilie-adres. Alleen in die dossiers waar de solvabiliteit van de debiteur als voldoende goed wordt aangemerkt, zal de gerechtsdeurwaarder ter plaatse een betekening met bevel tot betalen op basis van het dwangbevel afleveren.

 

ACTIES ONDERNOMEN EN LOPENDE

1. De Beleidsnota Financiën 2020-2025 bevat volgende doelstelling:

“Een menselijk invorderingsbeleid en streven naar eenheid van schuld.”

De Stad heeft een grote variatie aan belastingen, boetes en retributies (d.i. betalende diensten). Zowat elke bewoner, heel wat ondernemingen en bezoekers krijgen daarmee te maken. Om die verschillende soorten inkomsten te realiseren kunnen we niet op een eenvormige manier te werk gaan. Immers: sommigen willen wel betalen maar kunnen niet, sommige anderen kunnen wel maar willen niet...

We voeren daarom een gevarieerd invorderingsbeleid, waarbij we enerzijds consequent belastingen en vorderingen innen, om zo het beleid af te dwingen; maar anderzijds ook begrip tonen voor schuldenaren die in een moeilijke positie verkeren. We zoeken in zo’n gevallen altijd (automatisch) een ‘sociaal menselijke behandeling’ via aangepaste betalingsfaciliteiten.

We streven het principe van ‘eenheid van schuld’ na voor Gentenaars die dat nodig hebben (reeds van toepassing in het OCMW). Daarmee bedoelen we dat we met onze schuldenaren één globaal dossier voor onze eigen vorderingen maken (Stad & OCMW Gent), met afspraken op maat. Daardoor willen we hen verlossen van extra kosten en administratieve overlast. Als eerste stap bouwen we onze visie daarop verder uit. Sowieso werken we enkel samen met inningspartners (deurwaarders) welke deze visie op menselijk en sociaal verantwoord invorderen onderschrijven. We onderzoeken bovendien hoe we de procedure voor niet-geïnde schoolfacturen in het stedelijk onderwijs verder op punt kunnen stellen.

2. Realisatie van een menselijk invorderingsbeleid

Inzake het externe invorderingsproces zijn in de overheidsopdracht met de gerechtsdeurwaarder afspraken gemaakt en wordt er regelmatig overleg gepleegd met de betrokken gerechtsdeurwaarder teneinde een rechtvaardige doch menselijke invordering te realiseren. Weliswaar via alle mogelijke wettelijk beschikbare uitvoeringsmiddelen en na het bepalen van de solvabiliteit van de schuldenaar.

De speerpunten van de overheidsopdracht van diensten betreffende door gerechtsdeurwaarders verleende diensten voor debiteurenbeheer zijn:

• eerst een minnelijke afrekening zenden/opvolgen vooraleer de gedwongen uitvoering op te starten
• een gewogen uitvoering rekening houdende met de solvabiliteit van de betrokkene(n)
• de toepassing van kostenbeperkende maatregelen (bv. m.b.t. kwijtingsrecht bij afbetaling, …)
• een gedetailleerde en transparante rapportering over de status van de toevertrouwde opdrachten

 

 

3. Project Eenheid van Schuld

Op initiatief van het departement Financiën Stad & OCMW Gent werd een wijziging bekomen aan het DLB (Decreet Lokaal Bestuur) waardoor:

• In artikel 177 expliciet de mogelijkheid werd gegeven aan de de financieel directeur van het lokaal bestuur om via debiteurenbeheer rekening te houden met o.m. de doelstelling van bestrijding en voorkomen van armoede. Wat bv. concreet zou kunnen ingevuld worden door een beleid van een centralisatie van invorderingen over verscheidene diensten heen
• De toegang en verwerking van persoonsgegevens (ref AVG-zie hoger) kan gebeuren voor debiteurenbeheer in het kader van de bestrijding en voorkoming van armoede

In samenwerking met Stad Leuven werd een haalbaarheidsstudie uitgevoerd teneinde “Een bijkomend klantgericht, proactief invorderingstraject voor financieel zwakkere burgers door het opzetten van een globaal vorderingen overzicht waarin de burger via één afbetalingsplan z’n schulden, zonder bijkomende kosten, kan afbouwen en opvolgen.”

Een aanzet is gegeven voor een ontwerp gemeentereglement voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van debiteurenbeheer.

Een initiatief voor het volgen van een OSLO-traject (Open Standaarden voor Linkende Organisaties) werd opgestart onder coördinatie van Digitaal Vlaanderen. Het betreft de datastandaardisatie binnen schuldbeheer met als doel het delen van informatie onder belanghebbenden te vereenvoudigen. Dit met als doel een efficiëntere ondersteuning en oplossingen op maat te kunnen bieden voor de financieel zwakkere burger. De gezochte meerwaarde ligt in:

• Een verbeterde dienstenlevering door consistente gegevensuitwisseling
• Vermindering van stress voor mensen in moeilijke financiële situaties
• Voorkomen van leveranciersafhankelijkheid met betrekking tot gegevensverwerking
• Bevorderen van betere samenwerking over diensten en overheden heen

 

Opvolging: :

De Dienst Burgerzaken schrijft burgers in de bevolkingsregisters in op basis van officiële documenten en informatie die is opgenomen in het rijksregister. Als er later vertaal- of omzettingsfouten worden vastgesteld, of er om een andere reden rechtzettingen nodig zijn, dan is daar vaak opnieuw een akte uit het herkomstland voor nodig. De Dienst Vreemdelingenzaken moet ook zijn fiat geven voor die wijzigingen.

Bij de registratie van namen stelt zich het probleem dat de vreemdelingenwetgeving en regelgeving burgerlijke stand andere brondocumenten hanteren (bijvoorbeeld paspoort versus geboorteakte). Een geplande reparatiewet van de federale overheid zou hier de komende jaren verbetering in moeten brengen.

De voertaal aan de loketten van de Dienst Burgerzaken is het Nederlands, maar taal mag geen barrière zijn voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. De loketmedewerkers volgens opleidingen Engels en Frans. Waar nodig kunnen burgers ook in de meeste gangbare talen geholpen worden.

Uiteraard is ook niet iedereen even taalvaardig. Daarom gaan we aan de slag met pictogrammen in onze werking. Als dit nodig is zetten wij, in samenwerking met de Dienst Welzijn en Gelijke kansen, in op tolken. We bekijken ook flexibelere mogelijkheden zoals telefoon- en videotolken.