Signalenproces

De 8 fases zijn:

  1. Een signaal opmerken
  2. Verzamelen
  3. Bundelen
  4. Analyseren
  5. Rapporteren en communiceren
  6. Beslissing tot actie
  7. Actie
  8. Feedback

1. Een signaal opmerken

v   Een praktijkwerker vangt in de dagelijkse werking via allerlei bronnen signalen op:

  • Je hoort van cliënten en partnerorganisaties over problemen in de gemeente, toenemend sociaal isolement bij ouderen, moeilijkheden in de samenwerking tussen organisaties, … 
  • Je botst zelf op onvolkomenheden in wet- en regelgeving, problemen in het organisatiebeleid, het ontstaan risicogroepen, enz. 

Daarom ben jij perfect geplaatst om structurele knelpunten en problemen te signaleren.
Als medewerker weeg je af of je een opgevangen/opgemerkt probleem in je team meldt. Dit is een eerste belangrijke stap: je maakt de vertaalslag van informatie naar potentieel signaal. 

v   Opdrachten voor de organisatie:

  • Stimuleer de signaalreflex van je medewerkers. Vraag medewerkers, collega’s en partnerorganisaties regelmatig naar mogelijke signalen. Je kan het bijvoorbeeld als agendapunt zetten op het teamoverleg. De samenwerking en uitwisseling tussen hulpverlener, team en organisatie staat centraal. 
  • Informeer medewerkers correct. Leg uit wat een signaal is en hoe de signalenprocedure van de organisatie werkt. 
  • Maak de signaleringstaak expliciet in een procedure of afspraak. Dat vergroot de signaalgevoeligheid van de medewerkers en de bereidheid om mee te signaleren. Anderzijds voelen medewerkers zich vaak overbevraagd: vergaderen, registreren, en nu ook nog signaleren?!? Probeer het evenwicht te bewaken en maak van signaleren geen druk of verplichting. 

¿    De 1ste afweging: (h)erkennen van een structureel knelpunt of tekort.

2. Verzamelen

Nadat de organisatie de signalen van medewerkers opvangt, gaat ze er intern en/of extern verder mee aan de slag. Per sector is er een signaalcoördinator om organisaties daarin te ondersteunen. De signaalcoördinator verzamelt signalen en rapporteert aan de organisatie (intern signaleren) én -indien extern signaleren nodig is- aan de werkgroep signalen.

  • Intern signaleren: het is opportuun om met het signaal aan de slag te gaan binnen de eigen organisatie of samen met een partnerorganisatie. Het moet niet extern, intersectoraal getoetst worden.
  • Extern signaleren: de organisatie wordt geconfronteerd met een signaal waarmee het zelf - om tal van redenen - niet aan de slag kan. Het signaal vraagt een intersectorale toetsing: bundeling, analyse en interpretatie over organisaties heen. Bij deze signalen zijn structurele oplossingen op het niveau van de gemeenschap nodig, en niet enkel op het niveau van de eigen organisatie of partnerorganisatie(s).

v   Opdracht voor de organisatie: zorg dat de signalen die medewerkers en partnerorganisaties opmerken op de juiste plaatst opgevolgd worden.

Iedere organisatie ontwikkelt zijn eigen afspraken om van een potentieel signaal naar een geregistreerd/verzameld signaal te gaan. Wanneer een medewerker een signaal meldt bespreek je het daarna binnen de organisatie (bv op teamoverleg). Beantwoord samen volgende vragen:

  • Is dit een signaal?
  • Vanwaar komt dit signaal?
  • Is dit signaal duidelijk voor iedereen?
  • Zijn er nog medewerkers die dit signaal (h)erkennen?
  • Wat zijn oorzaken en effecten?
  • Wat doen we hier al rond? Wat doen we niet?
  • Wat kunnen we zelf beter doen?

Daarna beslist de organisatie wie het signaal het best opvolgt:

  • Interne signalering: de organisatie (of signalencoördinator) beslist dan dat het om een sectoraal signaal gaat dat geen intersectorale toets moet doorstaan. Je gaat binnen je organisatie, partnerorganisatie of sector aan de slag met het signaal. De 8 signaleringsstappen zijn een mogelijke leidraad. 
  • Externe signalering: de organisatie geeft het signaal door aan de signalencoördinator van zijn/haar organisatie of sector. Als er geen signaalcoördinator is voor jouw organisatie of sector kijk je welke signaalcoördinator inhoudelijk het dichtst bij je sector staat. De signaalcoördinator bekijkt dan of haar/zijn organisatie/sector dit signaal ook (her)kent. Als het inderdaad gaat om een structureel signaal zet de werkgroep signalen de volgende signaleringsstappen: bundeling, analyse, communicatie en feedback.

Criteria om te beslissen of je een signaal intern of extern signaleert:

  • Signaalrelevantie: is het signaal ook relevant voor andere organisaties en sectoren?
  • Signaalfrequentie of -omvang: Is de frequentie waarmee het signaal opgemerkt wordt reden om het signaal verder te onderzoeken of aan te pakken?
  • Signaalernst: Is het signaal zodanig ernstig of belangrijk dat het op korte termijn aandacht verdient?
  • Signaalspecificiteit: is het signaal zo concreet dat er meteen actie ondernomen kan worden of vraagt het signaal om verdere analyse?

¿    De 2de afweging: Geven we dit signaal mee aan de werkgroep signalen (extern signaleren) of kan de (partner)organisatie er zelf mee aan de slag (intern signaleren)? 

3. Bundelen

v   De werkgroep signalen komt samen op de bundelingsdagen.

De signalen die organisaties extern willen signaleren komen via de signaalcoördinatoren binnen in de werkgroep signalen Gent. Tijdens de 'bundelingsdagen' lichten de verschillende signaalcoördinatoren alle signalen één voor één toe. Ze bespreken en ‘wegen’ de signalen intersectoraal. Bij elk binnengekomen signaal stellen ze een aantal vragen:

  • Is het een signaal?
  • Is het signaal duidelijk geformuleerd (scherp, ondubbelzinnig, neutraal)? Begrijpt iedereen het(zelfde)?
  • Is het signaal door iedereen (h)erkend en gedeeld?
  • Heeft het signaal betrekking op stads- of op een hoger niveau (bv geen buurtniveau)?

Dit is een arbeidsintensieve maar essentiële stap om te kijken of een signaal intersectoraal/structureel is. Na de bundeling verdwijnen de organisatienamen van de overgebleven structurele signalen. Het zijn dan gedragen signalen over sectoren heen die een plaats krijgen in de signalenbundel.

Pas na deze filtering spreken we van een structureel signaal: het signaal is een terugkerend persoons- en situatie-overstijgend probleem dat structurele oplossingen vraagt over organisaties heen. 

¿    De 3de afweging: is het een structureel signaal?

4. Analyseren

v   De werkgroep signalen maakt voor ieder signaal een analyse.

De analyse van de werkgroep verduidelijkt en contextualiseert het signaal:

  • Wat is het probleem? 
  • Voor wie is het een probleem? 
  • Welke organisaties zijn hier al mee bezig? 
  • Wat zijn factoren die dit signaal beïnvloeden of bepalen? 
  • Wat is bekend over de omvang, de spreiding, de diversiteit, de ernst van het signaal?
  • Wat zijn mogelijke oorzaken en gevolgen? 
  • Welke data zijn over dit signaal gekend? 
  • Bij wie kunnen we meer informatie vragen over het signaal? 

Het eindresultaat van de analyse is een antwoord per signaal op bovenstaande vragen en de huidige positionering van betrokken actoren op het inhoudelijk signaal.

In deze fase doet de werkgroep vaak beroep op externe 'experten'. Bijvoorbeeld een wetenschapper, praktijkwerker, collega-organisatie, of de doelgroep zelf. Bij de analyse gebruiken we materiaal uit de organisaties, maar indien mogelijk ook uit meso- en macroniveau (bv. onderzoeksrapporten en literatuur). Verschillende analysetechnieken zijn mogelijk: 

  • Overleg
  • Interviews
  • Screening van gegevens
  • Literatuuronderzoek
  • Dossieronderzoek
  • Onderzoek naar wet- en regelgeving
  • De sociale kaart raadplegen

De analyse vormt zelf geen advies van aanpak. Ze maakt wel het oorzakelijk verband tussen een probleem en de beïnvloedende factoren op micro-, macro- en mesoniveau duidelijk. De analyse kan helpen om nadien - op de relevante, (inter)sectorale overleggen - advies tot aanpak te formuleren. 

¿    De 4de afweging: welke analyse omschrijft zo goed mogelijk het probleem en de situatie/context?

5. Rapporteren en communiceren

v   De werkgroep signalen rapporteert structurele signalen tweejaarlijks in de signalenbundel en communiceert de bundel naar relevante actoren.

De signalenbundel wordt in deze fase intensief kenbaar gemaakt aan relevante organisaties, overheden en politiek: per mail, per post en door de bundel voor te stellen op allerhande platformen. De signalenbundel vindt zeker zijn weg naar…

  • Partnerorganisaties
  • Sectorale koepels
  • Het managementteam Stad Gent
  • De algemene vergadering van de Gentse verenigingen waar armen het woord nemen
  • De Gentse Gezondheidsraad
  • Zorgraad ELZ Gent
  • Lokaal bestuur Gent
  • Mensen uit het brede werkveld
  • Stedelijke adviesraden

We sturen de bundel ook specifiek naar organisaties die bij bepaalde structurele signalen betrokken partij zijn. Niet om met de vinger te wijzen, maar als poging om dialoog mogelijk te maken.

Belangrijk: iedere organisatie geeft akkoord voor publicatie. 

De signalenprocedure is een manier om beleidsmakers rechtstreeks aan te spreken. Een signalenbundel formuleert knelpunten zo eenduidig mogelijk, zonder een opdracht tot of voorstel van oplossing. Oplossingen hangen immers af van de keuzes van organisaties, lokale dynamieken, plotse mogelijkheden of middelen en vormen een heel ander debat. 

¿    De 5de afweging: rapporteert de werkgroep het signaal in de signalenbundel?

6. Beslissing tot actie

Deze fase leidt tot een beslissing over het al dan niet ondernemen van gerichte actie. Het ontwerpen van een plan van aanpak in samenwerking met relevante anderen kan van start gaan. Het gezamenlijk forum signalenbeleid van het Gentse Lokaal Sociaal Beleid vormt een prima intersectoraal netwerk om structurele signalen gezamenlijk aan te pakken. 

Volgende vragen komen aan bod nadat het structureel signaal met analyse is voorgesteld:

  • Zijn alle relevante partners/ actoren gekend?
  • Wat zijn mogelijke adviezen over wat kan/moet gebeuren?
  • Is het duidelijk waar de actie toe moet leiden?
  • Is er ruim draagvlak (politiek, e.a.)?
  • Is actie wenselijk en haalbaar?
  • Liggen doelstellingen, middelen en beoogde resultaten in elkaars verlengde?
  • Is de nodige menskracht beschikbaar?
  • Zijn de nodige middelen beschikbaar?
  • Zijn er goede afspraken met de samenwerkingspartners?
  • Moeten er vooraf gegevens vastgelegd worden om later te kunnen evalueren?
  • Komt er een korte brainstorm/analyse van interventiemogelijkheden door het relevant (inter)sectoraal netwerk en/of door beleid met beslissingsbevoegdheid?

7. Actie

Er is voldoende info verzameld over het structureel signaal én er is beslist dat er iets mee moet gebeuren. Het signaal krijgt nu een trekker. Een trekker is iemand die professioneel bezig is met thema’s die inhoudelijk nauw aansluiten bij het signaal. 

v   De trekker toetst actiemogelijkheden af op effectiviteit en haalbaarheid. Samen met de juiste partners werkt hij/zij een plan van aanpak uit.

Mogelijke acties: 

  • Een beleidsaanbeveling geven
  • Discussies over intern beleid 
  • Organisatie van bijscholing
  • Voorbereiden van een project
  • Aanpassing van het aanbod
  • Afspraken maken over samenwerking
  • Attenderen
  • Bekritiseren
  • Aanklagen

¿    De 7de afweging: welk plan van aanpak is het best in functie van effectiviteit en haalbaarheid?

8. Feedback

Als je iets signaleert, wil je natuurlijk weten wat er met je signaal gebeurt. De trekker van het signaal communiceert daarom systematisch over de voortgang van de opvolging van het signaal. De opvolging van elk signaal vind je onder de omschrijving van het signaal op de website.

¿    De 8ste afweging: in hoeverre is er iets met het signaal gebeurd? Nemen we het signaal opnieuw op?